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기한 엄수! 번역 프로젝트 관리 방법

Edii Kim 2020. 1. 12. 22:25

프리랜서든 내주 번역가든, 밀려들어 오는 프로젝트를 처리하다 보면 우선순위가 꼬일 때가 있습니다.

시간이 오래 걸릴 것 같은 단어 양이 많은 프로젝트를 먼저 처리했는데, 그러다 보니 단어 양이 적은 프로젝트의 마감을 놓친다거나 하는 등 말이죠.

간혹 프로젝트가 들어온 순서대로 처리하는 분들이 있는데, 이런 방식으로는 본인의 역량이나 스케줄이 아닌, 전적으로 (들어올 거라는 보장이 없는) 프로젝트에 따라 진행되기 때문에 중간중간에 프로젝트가 아예 없거나 처리해야 할 프로젝트가 너무 많은 타이밍이 발생합니다.

만약 예상과는 달리 많은 프로젝트가 한꺼번에 들어온다면, 번역가의 필수 소양인 "기한 엄수"를 지키지 못하는 상황이 발생합니다.

이러한 사태를 최대한 피하기 위해서는 다음과 같은 방법 등으로 프로젝트를 관리하는 것이 좋습니다.


 

1. 이메일 자동 필터링

 

필자는 업무용으로 아웃룩 계정을 사용하기 때문에 이를 기준으로 서술합니다.

 

클라이언트로부터 PM에게 작업 요청이 들어가면, PM은 작업 분량, 기한, reference, 유의사항 등을 명시해 번역가에게 PO(Purchase Order) / HO(Hand Out)를 배부합니다.

하지만 업무용 이메일 계정으로는 이런 업무와 직접적으로 관련된 PO 외에도 중요도가 낮은 다양한 이메일이 들어오기 때문에, 이메일을 필터링해 따로 분류하는 것이 좋습니다.

처음 세팅하는 것이 귀찮지만, 한번 해놓으면 알아서 반드시 확인해야 할 이메일을 분류해주기 때문에 편리합니다.

클라이언트별/진행 중/완료 등으로 이메일 폴더를 생성한 뒤, 완료된 프로젝트는 수동으로 '완료' 폴더로 이동시키면 현재 본인이 해야 하는 일만 '진행 중' 폴더에 남아있게 되어 작업에 착수해야 할 프로젝트를 한눈에 확인할 수 있습니다.

 

아웃룩 이메일 필터링 방법

 

2. Trello를 이용한 스케줄 정리

Trello는 웹 기반 프로젝트 관리 프로그램으로, 1일, 1주일, 1달 등으로 나눠서 해야 할 일/진행 중인 일/완료한 일을 분류해 무엇을 우선시해야 하는지 한눈에 확인할 수 있습니다.

개인은 무료로 사용할 수는 있으며, 시각적으로도 진행 상황을 확인하는 데 매우 편리하지만, 개인적으로는 프로젝트 하나가 들어올 때마다 일일이 보드를 하나씩 만드는 부분이 번거로워서 잘 사용하지 않고 있습니다.

팀 단위 프로젝트 진행 상황을 공유하는 데에는 더없이 좋은 방법입니다.

 

보드를 여러 개 만들어 드래그앤드롭으로 이동시킬 수 있습니다.

 

3. 엑셀/구글시트를 통한 프로젝트 관리

본인에게 주어진 업무를 개인 업무 관리 엑셀 시트/구글 시트에 복사해 관리하는 방법입니다.

진행 상황을 컬러코딩해 한눈에 확인할 수 있다는 점에서 편리합니다.

또한, 시트 하나로 이전 프로젝트 이력, 진행 상황, 클라이언트별 필터링 등, 본인의 취향에 따라 필요한 정보와 필터를 적용할 수 있습니다.

문제는 너무 수동적이라 이메일이 들어오면 일일이 붙여 넣어야 하고 간혹 일이 너무 많은 경우에는 놓치는 부분도 있을 수 있습니다.

또한, 엑셀이나 구글 시트에 익숙하지 않은 분이라면 처음 세팅할 때 이것저것 공부할 게 많아집니다.

 

필자가 4년째 사용하고 있는 구글 시트입니다. 저한테 필요한 정보만 볼 수 있게 정리했습니다.


 

프로젝트 관리 방법은 책상 정리처럼 어디까지나 개인 취향이기 때문에, 본인에게 제일 맞는 방법을 찾아내는 것이 중요합니다.

게임 번역은 혼자서만 하는 것이 아니기 때문에, 프로젝트를 관리할 때에는 본인 외에 다른 사람이 봤을 때에도 이해가 쉬울 정도로 관리하는 편이 좋습니다.

 

사족: 오프라인 백업은 항상 받아두세요...
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